KALTIMPOST.ID, BALIKPAPAN – Pengelolaan arsip sering dianggap pekerjaan administrasi biasa. Padahal, arsip adalah bukti hukum, memori organisasi, dan fondasi layanan publik. Di Kecamatan Balikpapan Utara, kesadaran itu mendorong lahirnya rancangan aksi perubahan bertajuk Optikal – Optimalisasi Tata Kelola Arsip Fisik dan Digita
Rancangan ini disusun oleh Slamet Riyadi, Sekretaris Kecamatan Balikpapan Utara, sebagai bagian dari tugas mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan II Tahun 2026.
Baca Juga: DPRD Balikpapan Semprot Pengembang Perumahan Daksa yang Mangkir dan Telantarkan PSU
Optikal dirancang untuk menjawab persoalan kearsipan yang selama ini tersebar, belum terstandar, dan rentan hilang. “Arsip bukan sekadar tumpukan kertas. Ia adalah jejak keputusan, bukti layanan, dan aset informasi yang harus dilindungi. Melalui Optikal, kami ingin memastikan setiap dokumen tertata, mudah ditemukan, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan, baik fisik maupun digital,” ujar Slamet Riyadi.
Baca Juga: Penambangan Pasir Urug Di Eks Hotel Tirta, Korban Penuhi Panggilan
Kecamatan Balikpapan Utara memiliki 6 kelurahan, 5 seksi, dan 2 sub bagian. Saat ini, pengelolaan arsip masih dilakukan secara terpisah di masing-masing seksi/subbagian. Belum ada ruang penyimpanan terpusat atau Record Center yang menjadi pusat kendali arsip.
Data arsip tahun 2024–2026 menunjukkan volume yang cukup besar. Rinciannya di Pelayanan Publik ada 28.210 dokumen, di seksi Pemerintahan 1.535, Kesejahteraan Sosial betjumlah 1.343, Tramtib LH: 187. Di seksi Pembangunan terdapat 1.501 dokumen, Sub Bagian Umum 1.251 dan di Program dan Keuangan terdapat 1.251 jumlah dokumennya.
Baca Juga: Sarang Narkoba Dikepung Lagi, Puluhan Pria Positif
Total arsip mencapai 34.090 dokumen sepanjang 2024–2026. Angka ini terus bertambah setiap tahun, sementara kapasitas penyimpanan dan tata kelola belum sepenuhnya memadai.
Setidaknya ada empat persoalan mendasar yang membuat pengelolaan arsip belum optimal yaitu pencarian arsip memakan waktu lama karena tersebar di banyak unit, risiko kerusakan meningkat, terjadi penumpukan arsip dan belum ada standar baku dan tenaga khusus arsip.
"Salah satu contoh kasus yang menjadi perhatian adalah arsip IMTN. Dokumen tercatat dalam register, namun saat dibutuhkan untuk sengketa lahan, dokumen fisiknya tidak ditemukan," jelasnya.
Baca Juga: Jalur Alternatif di Bengalon Macet, Truk Bermuatan Berat Amblas
Fokus utama Optikal meliput pengendalian naskah dinas, penataan dan pemeliharaan, pengolahan arsip menjadi informasi publik dan juga penyusutan dan penyerahan arsip statis.
Optikal menghadirkan empat terobosan utama menjadi pusat penyimpanan arsip fisik dan digital, dashboard kontrol, penambahan SDM khusus arsip dan menjadi standar kerja yang jelas dan terukur.
“Selama ini arsip tersimpan di masing-masing seksi dan subbagian. Saat dibutuhkan, kita harus mencari ke banyak tempat. Ini tidak efisien dan berisiko. Optikal akan mendorong satu pusat penyimpanan, satu standar, dan satu sistem kontrol. Arsip Tertata, Pelayanan Meningkat," pungkasnya. (*)
Editor : Sukri Sikki