PENAJAM - Proses pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten PPU hingga saat ini masih dilakukan secara parsial dan belum menyeluruh. Hal tersebut di sampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU) M Yusuf Basra.
Menurutnya, prosedur pemusnahan arsip tidak sederhana. Sebab, harus melalui tahapan dan mekanisme yang cukup ketat. Arsip yang akan dimusnahkan harus terlebih dahulu dinilai oleh pihak yang kompeten untuk memastikan bahwa dokumen tersebut sudah tidak memiliki nilai guna.
“Tidak bisa langsung dimusnahkan. Harus dibuatkan daftar arsipnya, kemudian dimintakan persetujuan pimpinan. Ada prosedur dan kriteria yang harus dipenuhi,” jelasnya, Senin (23/2/2026).
Ia mencontohkan, beberapa perangkat daerah. Seperti BKAD pernah mengusulkan pemusnahan arsip. Namun prosesnya masih dalam tahap penilaian oleh arsiparis dan belum sepenuhnya tuntas.
Selain itu, terdapat sejumlah organisasi perangkat daerah (OPD) yang juga masuk dalam proses pengelolaan arsip. Diantaranya Sekretariat Daerah, BKPSDM, hingga BPBD. "Namun secara umum, pemusnahan arsip di tingkat kabupaten masih belum dilakukan secara menyeluruh," ujarnya.
Yusuf menjelaskan, arsip yang dapat dimusnahkan umumnya adalah arsip yang telah berusia belasan hingga puluhan tahun dan sudah tidak memiliki potensi untuk digunakan kembali. "Meski demikian, setiap arsip tetap harus melalui proses verifikasi sesuai kriteria yang berlaku," jelasnya.
Sementara itu, untuk pengelolaan arsip statis, Dispusip PPU saat ini menyewa depo arsip berupa dua unit ruko yang berlokasi di kawasan depan jalan utama. Fasilitas tersebut digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah berstatus statis.
“Kita memang menyewa tempat untuk depo arsip sejak tahun lalu. Kalau arsipnya sudah statis, bisa disimpan di sana,” ungkapnya.
Di internal Dispusip sendiri, pengelolaan arsip bekerja pada bidang tersendiri. Meski memiliki keterbatasan fasilitas, fungsi pengelolaan arsip tetap berjalan sebagaimana mestinya.
Yusuf menegaskan, ke depan pihaknya akan terus mendorong penataan dan pengelolaan arsip agar lebih tertib sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. (*)
Editor : Sukri Sikki